АДМИНИСТРАЦИЯ ЗЕЛЕНОРОЩИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
АЛЕКСАНДРОВСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28.03.2011 с.Зеленая Роща № 6-р
Об утверждении административного регламента
рассмотрения обращений граждан
В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и во исполнение постановления Правительства Оренбургской области от 12.12.2007 года № 428-п «Об утверждении регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области»:
- Утвердить административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Зеленорощинского сельсовета, согласно приложению.
- Ответственному за делопроизводство Юлуевой Р.А. ознакомить должностных лиц администрации сельсовета с данным распоряжением.
- Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
- Распоряжение вступает в силу со дня его обнародования(обнародования)
Глава администрации Ф.Н.Якшигулов
Разослано: в дело, отделам и организациям администрации Александровского района, прокуратуру
Приложение
к распоряжению главы администрации
от 28.03.2011 № 6-р
Административный регламент рассмотрения обращений граждан
в администрации Зеленорощинского сельсовета
- Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Зеленорощинского сельсовета (далее – административный регламент устанавливает основные требования к организации работы с ними в администрации Зеленорощинского сельсовета Александровского района в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ».
- Должностные лица администрации Зеленорощинского сельсовета рассматривают обращения граждан, в соответствии с Конституцией РФ и нормативными актами муниципального образования Зеленорощинский сельсовет.
- Поступившие письма рассматриваются главой Зеленорощинского сельсовета. (в дальнейшем должностными лицами).
- Ответственный за делопроизводство администрации Зеленорощинского сельсовета обеспечивает объективные и всестороннее, и своевременное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, адресованных должностным лицам администрации – главе администрации сельсовета и его заместителю, осуществляет информационно-аналитическую работу по количеству и характеру вопросов, содержащихся в обращениях граждан.
- Объективное, всестороннее рассмотрение обращений граждан и своевременное принятие мер по ним являются служебной обязанностью должностных лиц – главы администрации сельсовета, который несет персональную ответственность за организацию данной работы.
- Все сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан.
Сведения, содержащиеся в письмах, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращениями.
- При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное разбирательство. Лица по результатам разбирательства, признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
- При уходе в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику. В связи с переводом на другую работу или освобождением от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан и документы работнику, ответственному за делопроизводство.
- Специалист, ответственный за делопроизводство готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан; ведет учет и осуществляет контроль за своевременностью составления и отправки ответов на поступившие и рассмотренные обращения граждан.
2. Прием и первичная обработка обращений граждан
- Все поступившие по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в журнале регистраций обращений граждан по личным вопросам.
- Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство. Не принимаются документы, на которых отсутствуют фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись гражданина и дата.
По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается
- Обращения с пометкой «Лично», поступившие на имя главы администрации, регистрируются и передаются адресно должностным соответствующим лицам. Обращения и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале сотрудником администрации, который принял документы и передает их ответственному за делопроизводству для дальнейшей регистрации.
3. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан
- Все письменные обращения, поступившие на имя должностных лиц, регистрируются в журнале регистрации обращений граждан по личным вопросам.
- Ответственный за делопроизводство:
своевременно изучает их содержание и составляет аннотации;
осуществляет подборку всех имеющихся в администрации материалов по предыдущим обращениям заявителя.
- Регистрация производится в регистрационно-контрольной карточке с указанием:
фамилии и инициалов заявителя
адреса заявителя;
даты поступления;
адресата;
вида обращения (письмо, телеграмма, электронная почта);
краткого содержания обращения;
отметки, свидетельствующей о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него;
фамилии должностного лица, в компетенции которого находится рассмотрение вопроса заявителя согласно распределению обязанностей;
места поступления (непосредственно от заявителя: из Правительства Оренбургской области, редакций газет и журналов и других).
- О необходимости срока информирования автора обращения указывается срок, контроль. На поручениях, в которых содержится указание руководителей об информировании автора и Правительства Оренбургской области, ставится штамп «Контроль».
- Каждому обращению присваивается регистрационный номер. Штамп с регистрационным номером и датой проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.
- Регистрационно-контрольная карточка и письменное обращение с приложениями направляются на доклад должностному лицу. Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностному лицу администрации – 3 рабочих дня с момента поступления обращения в администрацию.
- Должностное лицо в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителем определяет:
относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц;
соответствует ли подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняет и корректирует резолюции;
обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.
- Должностные лица администрации по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций дают необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.
Решением должностного лица района являются подписанные резолюция и сопроводительные письма о переадресации обращений для рассмотрения по компетенции.
Должностные лица администрации вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.
- После составления аннотации ответственный за делопроизводство принимает решение о передаче документа на рассмотрение. Решение принимается исходя из содержания письма независимо от того, на чье имя оно адресовано.
- Документы с резолюцией должностного лица возвращаются ответственному за делопроизводство.
- В соответствии с резолюцией материалы направляются исполнителю.
- Дата ответа и результат рассмотрения заносятся в регистрационно-контрольную карточку.
- Отметка о снятии с контроля ставится после принятия должностным лицом решения о приобщении обращения в дело.
- В случае если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным. Ответ на коллективное обращение дается одному из авторов обращения.
- В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка «Анонимное».
- Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования.
- Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
Должностное лицо вправе обратиться в правоохранительные органы для защиты чести и достоинства, привлечения гражданина к уголовной или административной ответственности.
- При невозможности прочтения письменного обращения ответ не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
- В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора, то об этом в регистрационно-контрольной карточке делается отметка «В дополнение к имеющейся переписке», а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то каждый документ регистрируется отдельно.
- В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо района вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.
- После составления аннотации ответственный за делопроизводство принимает решение о передаче документа на рассмотрение. Решение принимается исходя из содержания письма независимо от того, на чье имя оно адресовано.
- Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами администрации рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан, а заявления оформляются «В дело» как исполненные.
- Письменные обращения с вопросами, решение которых не входит в компетенцию администрации Зеленорощинского сельсовета, в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в орган, компетентный их решать, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 27 настоящего административного регламента. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
- В случае, если поручение должностным лицом дается нескольким исполнителям, то работа по сбору информации и подготовке окончательного ответа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Все необходимые материалы представляются исполнителю, который указан в резолюции первым, не позднее семи дней до истечения срока исполнения.
4. Требования к оформлению ответа
- Ответы на обращения граждан подписывают глава администрации и его заместитель в пределах своей компетенции. Ответы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан в федеральные органы подписывают глава администрации. В случае, если поручение было адресовано конкретному должностному лицу Зеленорощинского сельсовета, ответ подписывается данным должностным лицом.
- Содержание ответа должно быть кратким и исчерпывающим. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать какие меры приняты по данному обращению.
- Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
- Ответы в вышестоящие органы власти заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
- Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату».
- Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
- После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник и все материалы передаются ответственному за делопроизводство. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки.
- На регистрационно-контрольной карточке указываются результат рассмотрения «Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано» и дата поступления ответа.
- Ответ и документы, связанные с рассмотрением обращений, оформляются для доклада должностным лицам.
5. Организация работы по приему граждан
- Организацию личного приема граждан в администрации сельсовета осуществляет глава администрации.
- Прием граждан по личным вопросам ведет глава администрации сельсовета, его заместитель по согласованному с ними графику, который доводится до сведения населения через информационные стенды.
- При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
- Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
- В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.
- Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.
- После завершения личного приема должностными лицами и согласно поручениям ответственный за делопроизводство оформляет рассылку документов исполнителям.
- При поступлении ответа на обращение по личному приему на карточке проставляется результат рассмотрения («Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано») и дату.
- Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным должностными лицами во время личного приема, направляется должностному лицу осуществлявшему прием.
- Должностные лица администрации сельсовета принимают решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля. В случае продления срока контроля подлинник резолюции с указанием срока контроля направляется исполнителю.
- Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
6. Сроки рассмотрения обращений граждан
- Все поступившие на имя главы администрации сельсовета и его заместителя обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления.
- Обращение, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Зеленорощинского сельсовета, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина за подписью должностного лица, принявшего решение о переадресации обращения.
- Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию должностного лица администрации рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.
- Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом от руководителей общественных приемных Губернатора – председателя Правительства Оренбургской области в Александровском районе устанавливается 15 дней.
- В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, могут использоваться пометки «Срочно» и «Весьма срочно».
7. Контроль за рассмотрением обращений граждан
- На письменном обращении, взятом на контроль должностным лицом администрации проставляются штампы «Контроль» и «Подлежит возврату».
- Контроль за исполнением поручений должностных лиц администрации осуществляется сотрудником общего отдела.
- В исключительных случаях исполнитель обращается с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения на имя руководителя, подписавшего поручение.
Продление срока производится по служебной записке ответственного исполнителя должностными лицами, давшими поручение. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
- Ответственный за делопроизводство анализирует ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов, и оформляют документы, связанные с рассмотрением обращений, для доклада должностными лицами администрации..
- Глава администрации принимает решение о снятии документа с контроля или продлении срока контроля. Если руководитель продлевает срок рассмотрения обращения, то подлинник резолюции с указанием срока контроля сотрудниками отдела направляется исполнителю.
- Письменные обращения, копии документов, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
- При рассмотрении письменного обращения, не взятого на контроль должностным лицом, на ответе заявителю указывается исходящий номер, который был присвоен обращению при регистрации.
8. Ответственность должностных лиц за нарушение правил
по рассмотрению обращений граждан
- Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.
Ознакомлены:
__________________________________Ф.Н.Якшигулов
__________________________________Р.А.Юлуева
__________________________________Л.Г.Манукян